Chữ ký số USB Token là gì? Cách sử dụng chữ ký số USB Token như thế nào? Trong bài viết này, MISA eSign sẽ hướng dẫn cài đặt và kích hoạt USB Token chi tiết nhất cho các bạn đọc.
1. Chữ ký số Token (USB Token) là gì?
Đây sẽ là một khái niệm còn mới mẻ đối với nhiều người. Nhưng đây là công cụ không thể bỏ qua của nhiều doanh nghiệp, tổ chức cần phải có để khai báo, nộp thuế điện tử cũng như giao dịch với khách hàng.
Chữ ký số Token hay còn gọi là USB Token là một thiết bị chứa các dữ liệu mã hóa và thông tin của một doanh nghiệp/ tổ chức/ cá nhân. Có thể hiểu USB Token giống như chiếc bút để bạn có thể ký xác nhận các giao dịch, giấy tờ trực tuyến hợp pháp.
2. Cách sử dụng chữ ký số USB TOKEN
Chữ ký số USB Token được sử dụng như thế nào? Chữ ký số USB Token (sau đây gọi tắt là CKS USB Token) dùng để xác nhận hay cho chữ ký số của doanh nghiệp đó trên các loại tài liệu và văn bản số được thực hiện trong các giao dịch.
Dưới đây là những cách sử dụng CKS USB Token cho từng đối tượng cụ thể:
2.1 Cách sử dụng CKS USB Token trong doanh nghiệp
| STT | Nghiệp vụ |
| 1 | Đăng ký kinh doanh |
| 2 | Hóa đơn điện tử |
| 3 | Kê khai, nộp thuế |
| 4 | Bảo hiểm xã hội |
| 5 | Hải quan |
| 6 | Chứng từ trong giao dịch nội bộ như: thanh toán tạm ứng, báo cáo quản trị, Phiếu thu, Phiếu chi |
| 7 | Hợp đồng kinh tế |
| 8 | Hợp đồng lao động |
2.2 Cách sử dụng chữ ký số USB Token trong Đơn vị Hành Chính Nhân Sự
| STT | Nghiệp vụ |
| 1 | Hóa đơn điện tử/Biên lai điện tử |
| 2 | Kê khai, nộp thuế |
| 3 | Bảo hiểm xã hội |
| 4 | Hải quan |
| 5 | Dịch vụ công của Kho bạc https://vst.mof.gov.vn |
| 6 | Nộp Báo cáo tài chính cho Kho Bạc https://bctcnn.vst.mof.gov.vn |
| 7 | Chứng từ trong giao dịch nội bộ như: thanh toán tạm ứng, báo cáo quản trị, Phiếu thu, Phiếu chi |
| 8 | Hợp đồng lao động |
| 9 | Hợp đồng kinh tế |
2.3 Cách sử dụng CKS USB Token cho cá nhân
| STT | Nghiệp vụ |
| 1 | Kê khai, quyết toán thuế Thu nhập cá nhân |
| 2 | Giao dịch ngân hàng, tín dụng |
| 3 | Chứng khoán điện tử |
| 4 | Hợp đồng kinh tế |
| 5 | Ký văn bản điện tử |
3. Ký số bằng phần mềm
Trước tiên, để ký số bằng phần mềm trên file DPF, hãy chắc chắn rằng USB Token được cài và kích hoạt thành công.
Tiếp theo, cần cắm USB Token vào máy tính trước khi thực hiện ký file.
3.1 Hướng dẫn Ký file PDF bằng Chữ ký số MISA eSign trên máy tính Window
Bước 1: Tải và cài đặt phần mềm Acrobat Reader DC
Truy cập link: get.adobe.com/reader để tải Acrobat Reader DC –> Bỏ tích chọn ô McAfree để không tải kèm về máy tính.
Chọn nơi lưu trữ Acrobat vừa tải về —> Bấm save. Sau khi tải về thành công, thực hiện mở bộ cài để bắt đầu cho việc cài đặt.
Bước 2: Chọn file cần ký
Vào File/chọn Open –> Chọn file PDF cần ký số.
Bước 3: Thực hiện ký số bằng USB Token của MISA eSign
Chọn Tools —> Nhấn Open tại mục Certificates
Nhấn chọn Digitally Sign. Sau đó, tìm đến nơi cần ký và khoanh vùng. Nhấn Continue. Nhấn Sign để ký.
Sau đó, xuất hiện bản Save –> Nhấn save để lưu file.
Tiếp theo, nhập Mã PIN và nhấn Đăng nhập là File PDF đã được ký thành công.
3.2. Hướng dẫn ký file PDF bằng chữ ký số MISA eSign trên hệ điều hành MAC OS
3.3 Ký số trên file WORD bằng phần mềm chữ ký số MISA
3. Lợi ích khi dùng chữ ký số USB TOKEN
| STT | Những lợi ích “vượt trội” của chữ ký số USB Token có thể được kể đến như sau: |
| 1 | Đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin chữ ký số. |
| 2 | Rút ngắn quy trình rườm ra mỗi lần xin chữ ký, tiết kiệm thời gian. |
| 3 | Đáp ứng được yêu cầu pháp lý khi sử dụng văn bản, hóa đơn điện tử. |
| 4 | Tiết kiệm chi phí in ấn giấy tờ, công văn, hợp đồng mua bán hàng hóa dịch vụ để xin xác nhận chữ ký người có thẩm quyền. |
| 5 | Xác định được nguồn gốc văn bản. |
4. Cách hoạt động của CKS USB TOKEN
Cách sử dụng chữ ký số USB Token rất đơn giản. Người dùng chỉ cần cắm USB Token vào máy tính để thực hiện ký số trên các văn bản ở mọi định dạng file.
Thông tin của cá nhân, tổ chức được mã hóa và sử dụng khóa cá nhân để bảo mật, một mã khóa công khai để người dùng có thể đăng nhập vào thiết bị máy tính để ký số.
Khi mã khóa công khai khớp với mã khóa cá nhân thì cá nhân, tổ chức đó sẽ có thể thực hiện ký số qua một thiết bị vật lý gọi là USB Token.
5. Hướng dẫn cài đặt và kích hoạt chữ ký số USB Token
5.1 Hướng dẫn cài đặt chữ ký số USB Token
Quy trình thực hiện cài đặt USB Token như sau:
Bước 1: Cài đặt bộ cài cho USB Token
Người dùng cần truy cập 1 trong 2 đường link dưới đây để thực hiện tải bộ cài về máy tính:
- https://product.misa.com.vn/misasoftware/misaca/usbtoken/misaca_csp11_v2_installer.exe
- http://product.misa.com.vn/misasoftware/misaca/usbtoken/misaca_csp11_v2_mgr_update.exe
Sau khi đã tải xong, cửa sổ yêu cầu xác nhận sẽ xuất hiện. Người dùng ấn Next để xác nhận cài đặt phần mềm về máy.
Bước 2: Cài đặt phần mềm
- Người dùng cắm USB vào máy tính
- Nhấp đôi vào file ePass2003-Setup.exe vừa tải về để thực hiện cài đặt
- Nhấn Next để tiếp tục cài đặt, sau đó tiếp tục nhấn I Agree để thực hiện cài đặt.
- Sau đó chờ hệ thống tải hoàn thành rồi nhấn Finish
- Lúc này, màn hình bộ cài sẽ xuất hiện sau khi đã được cài đặt thành công.
5.2 Hướng dẫn kích hoạt USB Token
Quy trình thực hiện kích hoạt USB Token như sau:
- Bước 1: Người dùng thực hiện đăng nhập vào bộ cài, chọn Certificate/ Register Certificate
- Bước 2: Nhập mã PIN (mã PIN này được mặc định là 12345678 khi người dùng mới cài đặt)
- Bước 3: Sau đó người dùng có thể thay đổi lại mã PIN
- Bước 4: Nhập mã kích hoạt đã được gửi để kích hoạt chứng thư, tiếp tục nhấn Accept
- Bước 5: Để tiến hành thay đổi mã PIN mới, người dùng cần:
Chọn Setting/Change PIN
Điền thông tin yêu cầu và nhấn Accept để hoàn thành
- Bước 6: Người dùng kiểm tra thông tin đăng ký và nhấn Accept để xác nhận cấp chứng thư.
- Bước 7: Sau khi chứng thư được cấp thì KH có thể sử dụng ký trên các hệ thống hồ sơ
- Sau khi nhấn Accept, hệ thống sẽ thông báo chứng thư số đã được đăng ký thành công. Nhấn Ok
Bài viết liên quan
ChatGPT và ứng dụng AI, công nghệ sẽ ảnh hưởng gì với ngành kế toán đầu năm 2023?
Hướng dẫn sử dụng chữ ký số khi đăng ký dịch vụ công kho bạc nhà nước
Hướng dẫn ký số trên trang thuế điện tử Tổng cục thuế